Viele Unternehmer sind von den zahlreichen Zusatzaufgaben, die der eigene Betrieb so mit sich bringt, überfordert. Das ist vor allem dann der Fall, wenn das Unternehmen wächst und aus der ursprünglichen Ein-Personen-Show ein Kleinbetrieb mit den ersten Mitarbeitern wird. Die dann erforderliche Lohn- und Gehaltsabrechnung muss schließlich auch von jemandem erledigt werden. Die entscheidende Frage, die sich dabei für viele Kleinunternehmer stellt, ist, ob diese Aufgabe besser Inhouse erledigt oder von einem externen Partner übernommen werden soll.

Was spricht für das Outsourcing?

Gerade für kleinere Unternehmer in der Wirtschaft stellt die Lohnabrechnung eine echte Herausforderung dar. Es fällt nicht leicht, einen eigenen Mitarbeiter dafür abzustellen, der von nun ab diese Aufgabe erledigen soll. Vor allem sieht sich dieser mit ständig ändernden Tarifen und Vorschriften konfrontiert und läuft deshalb Gefahr, die Abrechnung nicht fehlerfrei durchzuführen. Meistens fängt die Misere schon damit an, die Begriffe Lohn und Gehalt auseinanderzuhalten.

Diese Angst besteht nicht, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung an ein externes Unternehmen ausgelagert wird. Denn hier übernehmen Profis, die sich den ganzen Tag mit keiner anderen Thematik beschäftigen, diese Aufgabe. Sie wissen genau, welche Vorschriften zur Anwendung kommen und sind auch gut über bevorstehende Änderungen informiert. Wer die Abrechnung auslagert, sollte allerdings mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das auch mit den örtlichen Rahmenbedingungen und Vorschriften bestens vertraut ist. Ein Betrieb, der beispielsweise in Düsseldorf angesiedelt ist, sollte auch mit einem Abrechner zusammenzuarbeiten, der bereits mit der Lohnabrechnung in Düsseldorf vertraut ist.

Für das Outsourcing sprechen vor allem die folgenden Vorteile:

• Die Strukturen im eigenen Unternehmen können weiterhin schlank gehalten werden.
• Die Geschäftsführung kann sich darauf verlassen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und revisionssicher durchgeführt wird.
• Die Leistungen des externen Partners können einfach skaliert werden. Der Unternehmer entscheidet selbst, welche Leistungen er selbst durchführen möchte und was an den Partner ausgelagert wird.

Wie viel Outsourcing ist sinnvoll und wirtschaftlich?
Die Antwort auf diese Frage ist vor allem von der Ausgangssituation im jeweiligen Unternehmen abhängig. Deshalb ist es sinnvoll, als ersten Schritt das Gespräch mit in Frage kommenden Partnern zu suchen und die eigene Situation genau zu erörtern. Oftmals ist es beispielsweise sinnvoll, die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen und nur die wesentlich aufwendigere und fehleranfälliger Lohnabrechnung an die Profis auszulagern. Auch ungewöhnliche Arbeitsverhältnisse wie Aushilfen, Saisonarbeitskräfte oder Werksstudenten können einem Unternehmen in entscheidenden Momenten zwar gut weiterhelfen, stellen aber bei der Abrechnung eine große Herausforderung dar.

Viele Unternehmer stehen vor großen Problemen, wenn sie die ersten Mitarbeiter einstellen, die auch außerhalb der internen Geschäftsräumlichkeiten arbeiten und auf Dienstreisen unterwegs sind. Die Kosten für die Lohnbuchhaltung richtig zu erfassen und für die Weiterverarbeitung im Rahmen von Steuererklärungen, für das Controlling oder auch die Bilanzierung aufzubereiten, ist oftmals mit einem hohen Aufwand verbunden und kann sich schnell zu einem unliebsamen Zeitfresser entwickeln.

Was kostet die externe Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Wer mit dem Gedanken spielt, die Lohnabrechnung auszulagern, möchte selbstverständlich auch wissen, welche Kosten dabei auf ihn zukommen. Im Normalfall legt der Geschäftspartner nach einem ausführlichen Erstgespräch einen entsprechenden Kostenvoranschlag vor. Anhand der Einzelpositionen lässt sich so ersehen, für welche Leistung welche Kosten entstehen. Doch um bereits vor den ersten Gesprächen ein ungefähres Gefühl zu bekommen, helfen allgemeine Richtpreise weiter. In der Regel liegen die durchschnittlichen Kosten für eine externe Lohnabrechnung bei monatlich etwa 5 bis 10 Euro pro Mitarbeiter. Dieser Werte gelten allerdings nur dann, wenn einfache Standardleistungen in Anspruch genommen werden.

Besondere Abrechnungsformen können die Kosten pro Mitarbeiter schnell nach oben treiben. Dafür reduzieren sich die Kosten in der Regel pro Kopf, je größer das Unternehmen ist. Bei den Kosten sollte zusätzlich berücksichtigt werden, was dadurch alles eingespart wird. Dazu zählt vor allem teure Software, die für die interne Abrechnung benötigt werden würde.